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INFORMATIVA TRATTAMENTO DATI

REGOLAMENTO UE 679/2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati

TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Il Titolare del trattamento dei dati è XLAB ACADEMY SRL con sede legale a Porto San Giorgio (FM) in via Michelangelo 89.

I contatti del Titolare sono:

Telefono: 0734 440075

Email: [email protected]

Che tipologia di dati trattiamo

XLAB ACADEMY SRL tratta dati personali comuni. Nello specifico, il trattamento riguarda le generalità degli interessati (Nome, Cognome, data e luogo di nascita) e i dati di contatto (indirizzi mail, recapiti telefonici). Si precisa che i trattamenti di dati relativi a persone giuridiche non rientrano negli scopi del Regolamento Europeo sulla protezione dei dati; pertanto, non verranno elencati nella presente informativa.

Per quale scopo trattiamo i dati

Le attività principali di XLAB ACADEMY SRL per cui si trattano dati personali sono:

  1. Erogazione della formazione obbligatoria sulla sicurezza nei luoghi di lavoro.
  2. Erogazione degli attestati di avvenuta formazione obbligatoria sulla sicurezza nei luoghi di lavoro.
  3. Assistenza nella gestione delle visite mediche periodiche e pre-assuntive
  4. Gestione delle prenotazioni della sala riunioni.
  5. Verifiche periodiche di attrezzature e macchinari.
  6. Comunicazione dei dati finanziari al commercialista.
  7. Comunicazioni relative la scadenza di attestati di formazione, certificati di attrezzature e macchinari e altri adempimenti previsti dal D.lgs. 81/089 e s.m.i.
  8. Registrazione dei questionari di gradimento su formazione, locali e servizi di XLab Academy.

I dati personali ai punti 1, 2, 3, 4 e 5 sono trattati esclusivamente per finalità legate agli obblighi contrattuali e rispondere agli obblighi di legge del Titolare.

I dati personali al punto 6 sono trattati per rispondere agli obblighi legali e tributari del Titolare.

I dati personali al punto 7 sono trattati per finalità commerciali. In caso di sottoscrizione di contratto di consulenza annuale, tale trattamento avviene per rispondere agli obblighi contrattuali del Titolare.

Il trattamento dei dati personali indicato al punto 8 è necessario per soddisfare i requisiti di monitoraggio della qualità richiesti dalla Regione Marche.

Espressione del consenso

Il trattamento dei dati ai punti 1, 2, 3, 4, 5 e 6 riguarda l’adempimento di obblighi contrattuali e legali del Titolare; pertanto, per i trattamenti in questione il consenso dell’interessato è espresso tramite la sottoscrizione del servizio.

Il trattamento dei dati al punto 7 riguarda la comunicazione agli interessati della scadenza della validità dei corsi di formazione e la proposta di nuove iniziative formative. Il trattamento in questione viene effettuato sotto espresso consenso dell’interessato o tramite sottoscrizione di contratto di consulenza.

Il trattamento dei dati al punto 8 riguarda questionari compilati su base volontaria; pertanto, il trattamento si verifica tramite espressione diretta del consenso dell’interessato. Anche per i questionari compilati in forma anonima, sarà necessario compilare il registro di voto.

Come trattiamo i dati

Sui dati personali vengono effettuate le seguenti tipologie di trattamento:

  • Raccolta, per tutte le tipologie di trattamenti indicati al precedente paragrafo
  • Conservazione, per tutte le tipologie di trattamenti indicati al precedente paragrafo
  • Cancellazione, per tutte le tipologie di trattamenti indicati al precedente paragrafo
  • Comunicazione a soggetti terzi, per tutte le tipologie di trattamenti indicati al precedente paragrafo. Le tipologie di destinatari sono meglio specificate nella sezione “Comunicazione dei dati a soggetti terzi

Come sono conservati i dati

I dati raccolti mediante sottoscrizione di contratti standard in formato analogico sono trattati sia in forma cartacea, sia con strumenti informatici e telematici.

I dati raccolti durante l’espletazione del contratto saranno conservati sia in forma cartacea che in formato digitale sugli archivi interni di XLAB ACADEMY

I dati raccolti mediante la compilazione di form online sono trattati in forma elettronica e mediante sistemi informativi di natura gestionale.

I dati sono accessibili esclusivamente da parte di incaricati, adeguatamente formati ed informati circa le loro mansioni e le attività ad essi consentite sul dato raccolto, che operano per conto di XLAB ACADEMY SRL e che sono destinatari di istruzioni e compiti impartiti direttamente dal Titolare del trattamento.

Il titolare del trattamento tratterà i dati per le finalità sopra indicate perseguendo i propri interessi legittimi che non vanno a prevalere sugli interessi o i diritti e le libertà dell’interessato.

Comunicazione dei dati a soggetti terzi

I dati relativi al contratto e all’attività di servizio possono essere comunicati a consulenti commerciali per finalità amministrative e contabili e ai nostri legali per eventuale gestione di contenziosi.

I dati, ad esclusione di quelli di natura sensibile e giudiziaria, potranno essere comunicati a chi (privati o pubblica amministrazione) nel suo legittimo interesse e usufruendo di un diritto espressamente attribuitogli dalla normativa specifica vigente in materia, richieda un accertamento sull’identità del titolare del servizio erogato da XLAB ACADEMY SRL per finalità investigativa o comunque per la tutela di un proprio legittimo interesse.

I dati relativi all’erogazione della formazione obbligatoria sui luoghi di lavoro e all’erogazione degli attestati di avvenuta formazione verranno comunicati a soggetti terzi idonei al riconoscimento della formazione obbligatoria:

  • La formazione in modalità e-learning avviene tramite la creazione di un profilo sulla piattaforma “Interattiva Editore”, gestita da “Progetto Ulisse s.r.l.”, con sede legale a San Giovanni in Marignano (RN), in via Torconca n. 11/N. Per la creazione di suddetto profilo sono necessarie le generalità dell’interessato.
  • La generazione degli attestati di formazione può avvenire secondo due modalità:
  • tramite la creazione di un profilo sulla piattaforma “Ebigen”, gestita da “E.BI.GEN – UGL/CONFIMEA” con sede legale a San Giovanni in Marignano (RN), in via Torconca n. 11/N. Per la creazione del profilo sono necessarie le generalità dell’interessato. Per la verifica dell’avvenuta formazione, verranno comunicate le generalità degli interessati presenti sui registri e sui questionari di apprendimento;
  • utilizzando il software di progettazione grafica in cloud “Canva” fornito da Canva Pty Ltd. Canva tratta tali dati in qualità di responsabile del trattamento, secondo quanto previsto nei propri termini di servizio e nella relativa informativa privacy. Il trattamento dei dati può comportare un trasferimento verso Paesi terzi, compresa l’Australia, sede legale del fornitore, avvalendosi di adeguate garanzie contrattuali conformi al Regolamento (UE) 2016/679, tra cui clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione Europea.

Per la raccolta dei questionari di gradimento relativi ai corsi di formazione, il Titolare utilizza la piattaforma “Google Forms”, un servizio fornito da Google LLC. I dati personali eventualmente conferiti dagli interessati attraverso tali moduli possono quindi essere trattati da Google in qualità di responsabile del trattamento, secondo quanto previsto dai termini di servizio e dalla privacy policy di Google, disponibili sul sito ufficiale del fornitore. Il trattamento da parte di Google avviene nel rispetto delle clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione Europea, ove applicabile, al fine di garantire un adeguato livello di protezione dei dati personali anche in caso di trasferimenti al di fuori dello Spazio Economico Europeo.

XLAB ACADEMY si avvale del software gestionale “Job81”, gestito da Job Digital Technology S.r.l. con sede legale a Concesio (BS), via della Stella 44. Tale software viene usato per la regolarità relativa gli adempimenti in materia di salute e sicurezza sui luoghi di lavoro.

I dati relativi alla verifica periodica di attrezzature e macchinari verranno comunicati a soggetti terzi idonei ad effettuare le operazioni di verifica richieste. Per l’espletamento di tale servizio, XLAB ACADEMY si avvale della collaborazione dell’ente certificatore E.M.Q.-DIN s.r.l., con sede legale a Corato (BA) in via S.P. 231 n. 14. Tale trattamento riguarda dati anagrafici e di contatto dei proprietari e/o responsabili delle attrezzature e macchinari oggetto di verifica.

Esclusivamente nei casi in cui sia espressamente richiesto dal cliente, XLAB ACADEMY assisterà il Titolare nella gestione degli adempimenti relativi alla Sorveglianza Sanitaria, ovvero gli obblighi di legge in capo al Titolare come da Art. 41 D.Lgs. 81/08.

In particolare, XLAB ACADEMY sarà incaricata ed autorizzata a comunicare al Medico Competente i dati anagrafici dei dipendenti del Titolare, al fine di gestire gli appuntamenti per le visite mediche e annessi esami. Il Titolare riceverà gli esiti delle visite mediche direttamente dal Medico Competente e provvederà autonomamente ad informare XLAB ACADEMY in merito alle idoneità dei dipendenti, tramite inserimento nel software gestionale indicato nella sezione III, al fine di garantirne il corretto monitoraggio. In nessuna circostanza XLAB ACADEMY potrà accedere alla cartella sanitaria dei dipendenti.

Pertanto, saranno oggetto di comunicazione al Medico Competente i dati anagrafici del dipendente, la tipologia di mansione svolta e il tipo di esami richiesti.

Il Medico Competente, come specificato dall’Autorità Garante, si configura come Titolare autonomo del trattamento; pertanto, lo stesso sarà responsabile di garantire la sicurezza dei dati di qualsiasi natura raccolti durante le visite mediche.

Per le finalità e gli scopi sopra indicati, si autorizza pertanto XLab Academy a comunicare i dati dei dipendenti al Dott. Matteo Marconi regolarmente iscritto all’Albo Medici Competenti ai sensi Art. 38 D.Lgs. 81/08 della Regione Marche al nr. 22309; OMCEO della Provincia di Fermo nr. 1080

I dati relativi agli adempimenti fiscali e tributari del Titolare verranno comunicati al commercialista “Studio Patrizi & Carbini”, con sede a Porto San Giorgio (FM) in C.da Fossa Ceca n. 3. Tale trattamento riguarda dati anagrafici e fiscali degli interessati.

Tutti i destinatari sono tenuti a trattare i dati personali in conformità con le normative vigenti in materia di protezione dei dati.

I dati personali da noi trattati non sono oggetto di diffusione, ovvero la pubblicazione dei dati ad un numero indefinito di soggetti terzi.

Modalità di conservazione dei dati personali

LaXLAB ACADEMY SRL conserverà i dati degli interessati in una forma che consenta l’identificazione degli stessi per un arco temporale non superiore al conseguimento delle finalità per le quali i dati sono stati raccolti; verranno pertanto conservati fino all’esistenza del rapporto contrattuale in essere.

I dati strettamente necessari per gli adempimenti legali, fiscali e contabili, verranno conservati per un ulteriore periodo di 10 anni a decorrere dalla scadenza del contratto, come richiesto dalle normative in materia.

I registri e i test necessari per lo svolgimento della formazione verranno conservati per un periodo di 10 anni dalla data di conclusione del corso, come richiesto dalle normative in materia.

L’interessato ha diritto di chiedere, in qualunque momento, la modifica degli assetti regolati dal presente paragrafo attraverso l’esercizio dei diritti di cui al paragrafo successivo.

I diritti dell’interessato

  • Diritto di accesso: In base all’Art. 15 GDPR, l’interessato ha diritto di ottenere conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e in tal caso, ottenere l’accesso a tali dati personali, incluse le informazioni riguardanti le finalità del trattamento, le categorie di dati interessati e le categorie di destinatari cui sono stati comunicati i propri dati
  • Diritto di rettifica: In base all’Art. 16 GDPR, l’interessato ha diritto di ottenere, senza ingiustificato ritardo, la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano e/o l’integrazione dei dati personali incompleti
  • Diritto alla cancellazione: In base all’Art. 17 GDPR, l’interessato ha diritto di ottenere senza ingiustificato ritardo, la cancellazione dei propri dati personali da parte del titolare, salvo i casi in cui il trattamento sia necessario all’adempimento degli obblighi legali cui è soggetto il titolare, per finalità di archiviazione e storico nel pubblico interesse, o per l’accertamento, l’esercizio e la difesa di un diritto in sede giudiziaria
  • Diritto di limitazione di trattamento: In base all’Art. 18 GDPR, l’interessato ha diritto di ottenere dal titolare la limitazione del trattamento dei propri dati personali qualora: l’interessato contesti l’esattezza dei dati personali, per il periodo necessario al titolare per verificare l’esattezza di tali dati; il trattamento è illecito ma l’interessato si oppone alla cancellazione; i dati sono necessari all’interessato per difendere un diritto in sede giudiziaria; in attesa della verifica della prevalenza degli interessi legittimi del titolare nel caso in cui l’interessato si è opposto al trattamento dei dati
  • Diritto alla portabilità dei dati: In base all’Art. 20 GDPR, l’interessato ha il diritto di ricevere, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da un dispositivo automatico, i dati personali che lo riguardano forniti al titolare e il diritto di trasmetterli a un altro titolare senza impedimenti, qualora il trattamento si basi sul consenso e sia effettuato con mezzi automatizzati. Inoltre, il diritto di ottenere che i dati personali dell’interessato siano trasmessi direttamente ad altro titolare qualora ciò sia tecnicamente fattibile. La informiamo che verranno trasferiti solamente i dati ritenuti necessari dal nuovo Titolare. In tal caso, CESIM Sas declina ogni responsabilità per i trattamenti effettuati da altri titolari, soggetti terzi o dall’interessato stesso.
  • Diritto di opposizione: In base all’Art. 21 GDPR, l’interessato ha il diritto di opporsi, in qualsiasi momento per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che lo riguardano basati sulla condizione di liceità del legittimo interesse o dell’esecuzione di un compito di interesse pubblico o dell’esercizio di pubblici poteri, compresa la profilazione, salvo che sussistano motivi legittimi per il titolare di continuare il trattamento che prevalgono sugli interessi, sui diritti e sulle libertà dell’Interessato oppure per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria
  • Diritto di revoca: In base all’Art. 7 GDPR l’interessato ha il diritto di revocare il proprio consenso in qualsiasi momento. La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca
  • Diritto di reclamo: In base all’Art. 77 GDPR l’interessato ha il diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali


Il Titolare del trattamento è obbligato a rispondere alle richieste, senza ingiustificato motivo.

Cancellazione dei dati

La XLAB ACADEMY SRL in osservanza al corrispondente diritto di accesso all’interessato, ha predisposto procedure per le quali gli interessati possano richiedere la cancellazione senza ingiustificato ritardo dei dati personali o la limitazione del trattamento dei dati personali che li riguardano per i seguenti motivi:

  • Perché i dati non sono più necessari per le finalità per le quali erano stati raccolti
  • Perché l’interessato ha revocato il consenso
  • Perché l’interessato si oppone al trattamento
  • Perché i dati sono trattati in maniera illecita.

Come puoi esercitare i tuoi diritti

L’interessato può esercitare in qualsiasi momento i suoi diritti inviando una raccomandata o una e-mail ai seguenti contati:

XLAB ACADEMY SRL – Titolare del trattamento

Via Michelangelo Buonarroti n. 89 – 63822 Porto San Giorgio (FM)

Telefono: 0734 – 440075

Posta elettronica: [email protected]

Per eventuali reclami:

AUTORITÀ GARANTE DELLA PRIVACY

Piazza Venezia n. 11 – 00187 Roma

Centralino telefonico: (+39) 06.696771

Fax: (+39) 06.69677.3785

Posta elettronica: [email protected]